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Prévoyance privée: Tels Christophe Colomb

Le team Systèmes du développement du domaine de la prévoyance privée s'associe au team de développement Core Solutions de l'Informatique. Cette nouvelle équipe interdisciplinaire utilise la méthode Agile Scrum pour réaliser de nouveaux produits. Découvrez à quoi ressemble concrètement l'esprit pionnier d'un Christophe Colomb.

16 septembre 2019, texte: Michaela Schaub, photo: Helvetia

Dans le passé, l'interaction entre le domaine de marché «Prévoyance privée» (PP) et l'Informatique n'était pas toujours idéale. La PP n'avait alors qu'une équipe chargée du développement, des projets, de la maintenance et de l'exploitation en étroite collaboration avec l'Informatique. Comme les besoins étaient établis sur un grand nombre de personnes, le résultat n'était pas clair, les voies de communication longues et les temps de réaction encore plus longs. La séparation spatiale des services a aussi souvent entraîné des retards et des malentendus. Une solution s'imposait d'urgence...

Oser la nouveauté, surmonter les défis

Les deux teams (30 collaborateurs) ont essayé une nouvelle approche en matière de collaboration et de développement de projets: ils ont décidé de se constituer en trois équipes interdisciplinaires. Malgré des obstacles initiaux tels que le déplacement de projets dans l'ordre de priorité, le transfert de connaissances à de nombreux collaborateurs-trices et le maintien de la transparence dans la gestion des parties prenantes, les équipes n'ont pas dévié de ce qu'elles entendaient faire: briser les silos et emprunter de nouvelles voies. «Grâce à la nouvelle composition, mes collaborateurs-trices voient l'ensemble du portefeuille et comprennent beaucoup mieux le client et leurs collègues PP. Une compréhension collective des tâches crée la base d'un travail centré sur le client», ajoute Francis Koehler, responsable Core Solutions. 

Tout sous un même toit

Avec la bénédiction du management, le projet a pris son envol en février: «La proximité spatiale, les bureaux partagés, créent une nouvelle cohésion. C'est comme si un équipage tirait à la même corde et travaillait dans le même but», Thomas Foulk, ingénieur d'application. Pour tenir compte des besoins du marché, la méthode Scrum est utilisée comme schéma d'organisation. Pour la première fois, tous les besoins d'un domaine de marché sont traités via un carnet de commandes commun (backlog). Chaque équipe est coachée par un Scrum Master qui détecte le potentiel de chaque collaborateur-trice et le pousse à se perfectionner. De plus, il y a maintenant quatre propriétaires de produits (Product Owners) qui pilotent les équipes et fixent les priorités des sprints, c'est-à-dire des cycles de développement autonomes de deux semaines.

A chaque sprint succède un autre sprint

Pour chaque nouveau sprint, c'est-à-dire toutes les deux semaines, les équipes se fixent de nouveaux objectifs et planifient leurs travaux. Lors de «cérémonies» quotidiennes d'un quart d'heure, les membres de l'équipe rendent compte de l'état d'avancement de leur travaux. A la fin d'un sprint, des mandant-e-s doivent prendre livraison des travaux. «Les équipes ont une grande responsabilité personnelle. En tant que propriétaire de produit, cela signifie que je fais confiance à l'équipe, que je lâche prise et que je ne tombe pas dans une microgestion», explique Sergio Pinese, Product Owner PP. Après chaque sprint, les équipes réfléchissent aux expériences faites et optimisent leurs actions. Elles se développent ainsi constamment dans le sens d'une organisation apprenante.

L'audace est payante

Cette mutation vers une organisation agile est inhabituelle et exigeante pour toutes les parties concernées. Entre-temps, une réflexion collective se met en place au sein des équipes. Du fait de la proximité spatiale, la coopération est améliorée, la coordination devient plus claire et les erreurs sont en diminution. «Notre approche n'a encore jamais été appliquée chez Helvetia. Par conséquent, nous allons sûrement prendre des claques et faire des erreurs. Mais cela est utile car on apprend de ses erreurs et on peut alors se dépasser», déclare Marco Ritter, responsable du développement du domaine PP.Et surtout: les équipes peuvent réagir plus rapidement aux besoins du marché. «Je trouve extrêmement passionnante la façon dont nous expérimentons de nouvelles formes de coopération interdisciplinaire. Le marché de la prévoyance privée va changer radicalement et nous voulons être en phase avec les évolutions technologiques. C'est pourquoi il est important d'aller de l'avant et de faire preuve d'audace en osant la nouveauté», déclare Claudia Aeschbach, Scrum Master PP. A son époque, Christophe Colomb en était déjà conscient: «Rien de ce qui résulte du progrès humain ne s'obtient avec l'assentiment de tous.»

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