Notice explicative sur la protection des données personnelles - Annexe concernant le portail carrière

Le traitement des informations et des données – et tout spécialement des données à caractère personnel – est une affaire de confiance. Pour Helvetia Assurances, votre confiance est une exigence importante qui lui tient à coeur.

La totalité des données qu’Helvetia Assurances reçoit de votre part sont traitées de manière confidentielle et conformément à la législation sur la protection des données actuellement en vigueur, ce qui signifie en particulier que ces données sont collectées, enregistrées, utilisées, mises à disposition ou effacées en observant les dispositions précitées.

La Notice est applicable au traitement de données personnelles effectué par les entreprises figurant ci-après dans le cadre de leurs prestations et/ou des sites Internet qui leur sont associés et, le cas échéant, dans le cadre de leurs applications (ou également appelées «apps») y relatives, sauf si ces dernières ne contiennent pas leur propre politique en matière de protection des données:

• Helvetia Compagnie Suisse d’Assurances, 25, quai Lamandé – 76600 Le Havre
• Helvetia Assurances SA, 25, quai Lamandé – 76600 Le Havre. (entreprises désignées conjointement ci-après par «Helvetia Assurances» ou «nous»)

À cet égard, il s’agit également en particulier des sites Internet suivants ainsi que de leurs contenus :

www.helvetia.fr

Ces sites Internet peuvent contenir des liens conduisant vers des sites Internet d’autres prestataires (p. ex. dans le cadre de plugins sociaux); la Notice et, partant, la protection des données garantie par Helvetia Assurances, ne s’étend pas aux sites Internet d’autres prestataires.

Helvetia Assurances peut utiliser vos données personnelles sur la base des justifications suivantes :

• consentement de votre part ou d’une personne mandatée par vous
• mesures pré-contractuelles ou existence d’un contrat avec Helvetia Assurances
• intérêts légitimes d'Helvetia Assurances

Les intérêts légitimes en l’espèce peuvent, par exemple, être les suivants:

• exécution du processus de candidature
• réponse à toute prise de contact
• réponse aux questions et aux demandes et évaluation
• enquêtes de satisfaction
• analyse et évaluation de l’utilisation des pages Internet d’Helvetia Assurances
• maintien et organisation de l’activité commerciale
• développement de produits et de l’entreprise
• échange d’informations entre sociétés du groupe Helvetia
• lutte contre les inconduites, abus, crimes et délits
• conduite de procédures judiciaires ou participation à de telles procédures, y compris échanges avec les autorités
• sécurité et protection des données, des secrets et des actifs

Vos données personnelles collectées dans le cadre du processus de candidature, y compris la procédure de connexion, sont traitées aux seules fins de l’exécution du processus de candidature. A cet égard, vos données font l’objet d’un traitement, par exemple pour l’enregistrement sur le portail, la procédure de connexion, la saisie de vos informations et documents, l’analyse des données, la prise de contact ou l’envoi de messages via le portail carrière ou par courrier électronique et postal.

A chaque connexion sur le profil de candidat, la date et l’heure de votre connexion sont enregistrées afin que vous puissiez vérifier à quand remonte votre dernière connexion et que nous puissions vous informer de la suppression imminente de votre compte en cas de longue période d’inactivité.

L’envoi des courriels de l’abonnement aux offres d’emploi est assuré par le prestataire tiers prospective media services pms SA, qui a son siège à Zurich. En cliquant sur le bouton «S’abonner à cette recherche», vous déclarez accepter que votre adresse courriel ainsi que les filtres sélectionnés par vos soins soient transmis à prospective media services pms SA aux fins d’envoi des courriels de l’abonnement aux offres d’emploi. Vous pouvez vous désabonner à tout moment en cliquant sur le lien prévu à cet effet.

Les finalités susmentionnées concernent notamment le traitement des données personnelles suivantes :

• Nom
• Prénom
• Adresse/pays
• Sexe
• Etat civil
• Situation familiale
• Date de naissance
• Adresse courriel
• Numéro de téléphone
• Permis de séjour
• Contrat de travail actif
• Informations figurant sur le C. V. telles que : photo, nationalité, adresse de domicile, état civil, connaissances linguistiques, formations, hobbies, etc.
• Informations relatives aux diplômes (p. ex. niveau de formation le plus élevé)
• Données en ligne (p. ex. adresse IP)

Selon le contenu des documents que vous nous fournissez, des données personnelles sensibles (p. ex. informations sur la santé, la religion ou l’origine ethnique) peuvent être traitées. Leur traitement par Helvetia Assurances requiert votre consentement exprès avant l’envoi.

Des renseignements seront pris auprès des personnes de référence que vous avez indiquées après l’obtention de votre consentement exprès, que vous pouvez donner pendant le processus de candidature.

Dans le cadre du processus de candidature, vous devez fournir les données requises à cette fin. La fourniture de ces données est facultative. Toutefois, le processus de candidature peut être rendu plus difficile, voire impossible si elles ne sont pas fournies.

Seuls les collaborateurs-trices d’Helvetia Assurances intervenant dans le processus de recrutement, ainsi que des personnes sélectionnées qui remplissent des fonctions d’administration et de support des systèmes, peuvent consulter l’ensemble des documents et données que vous avez téléchargés et y accéder. Les données sont traitées de manière confidentielle, exclusivement aux fins mentionnées ici.

Pour faire fonctionner le portail carrière, Helvetia Assurances recourt aux services de SuccessFactors Ltd., qui a son siège à Walldorf, en Allemagne, ainsi que de prospective media services pms SA, Seestrasse 513, 8038 Zurich. Les prestataires sont contractuellement tenus de ne pas utiliser les données à leurs propres fins et de respecter la législation actuellement en vigueur en matière de protection des données, ainsi que les standards de sécurité et directives d’Helvetia Assurances.

Afin de gérer les informations des candidats au niveau du groupe, les données du processus de candidature sont conservées de manière centralisée auprès d’Helvetia Compagnie Suisse d’Assurances, 25, quai Lamandé – 76600 Le Havre.

Vos données à caractère personnel peuvent être transférées en dehors de l'Union Européenne, en Suisse (existence d'une décision d'adéquation rendue par la Commission Européenne). Elles ne sont transmises à des destinataires situés hors de Suisse et de l’UE que si ceux-ci sont soumis à une législation sur la protection des données appropriée. Dans la mesure où des données sont transmises dans un pays sans protection adéquate, Helvetia Assurances garantit une protection appropriée via l’utilisation de garanties contractuelles suffisantes, qui reposent sur des clauses standard de protection des données approuvées par une autorité de surveillance.

En cas d’embauche, vos données peuvent également être transmises, dans certaines circonstances, à des tiers tels que prestataires, sous-traitants ou organismes sociaux, qui assument leur propre responsabilité concernant le traitement de vos données.

Vos données sont conservées tant qu’elles sont nécessaires pour atteindre les finalités susmentionnées ou sur la base des obligations légales de conservation. En outre, Helvetia Assurances conserve vos données aussi longtemps que des prétentions peuvent être invoquées à l’encontre des entreprises du groupe Helvetia. En l’absence d’embauche, vos données sont supprimées ou anonymisées 6 mois après la fin du processus de candidature.

A votre demande, Helvetia Assurances conserve vos données pour des emplois similaires pendant deux années supplémentaires. Si vous créez un compte dans le profil de candidat, vous pouvez à tout moment consulter le statut de votre candidature, adapter vos informations et documents ainsi que supprimer entièrement le profil.

Dans le cadre du traitement de données personnelles, Helvetia Assurances prend des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin d’empêcher l’accès et d’autres traitements de données non autorisés. Ces mesures reposent sur les normes internationales en la matière; elles sont régulièrement passées en revue dans ce sens et sont adaptées si nécessaire.

La communication entre les candidats et Helvetia Assurances s’effectue généralement dans le profil de candidat, où elle est sécurisée contre les accès de tiers non autorisés.

Veuillez noter que les communications par courriel ne sont pas cryptées. Il est ainsi possible que des données soient perdues, ou interceptées et/ou manipulées par des tiers. Helvetia Assurances prend des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour prévenir de telles situations au sein de son système. Toutefois, votre terminal (ordinateur, smartphone, etc.) se trouve hors du domaine de sécurité contrôlable par Helvetia Assurances. Il vous incombe donc, en tant qu’utilisateur d’Internet, de vous informer sur les mesures de sécurité nécessaires et de prendre les mesures appropriées (p. ex. antivirus à jour, etc.).

Vous avez notamment le droit d’exiger des renseignements auprès d’Helvetia Assurances au sujet des données personnelles traitées vous concernant ainsi que, moyennant certaines conditions préalables, celui de faire rectifier, transférer à votre attention, bloquer ou effacer ces données personnelles.

Droit aux renseignements et informations

Vous avez le droit de recevoir de la part d’Helvetia Assurances des renseignements sur les données personnelles vous concernant traitées par celle-ci. Vous pouvez envoyer votre demande de renseignements par écrit à l’adresse de contact d’Helvetia Assurances en y joignant une copie de votre carte d’identité ou de votre passeport.

Droit de rectification

Si, malgré les efforts d’Helvetia Assurances pour garantir l’exactitude et l’actualité des données, des informations erronées vous concernant sont enregistrées, elles seront corrigées à votre demande. Vous serez informé-e des corrections qui auront été effectuées. Si vous êtes client- e d’Helvetia Assurances et si vous vous êtes enregistré-e sur le portail carrière, vous pouvez adapter vous-même certaines informations.

Droit à l’effacement

Vous avez le droit de faire effacer vos données du système d’Helvetia Assurances pour autant que les lois et prescriptions en vigueur n’obligent pas ou n’autorisent pas Helvetia Assurances à conserver certaines de vos données personnelles.

Droit d’opposition

Vous pouvez à tout moment vous opposer, avec effet pour l’avenir, à un traitement de vos données qui n’est pas impérativement nécessaire à l’exécution du contrat ou à un traitement de vos données qu’Helvetia n’est pas tenue de réaliser ou n’est pas autorisée à effectuer en vertu des lois et prescriptions en vigueur.

Droit à la limitation du traitement

Si vous contestez l’exactitude de vos données, vous pouvez demander à Helvetia Assurances le gel temporaire du traitement de vos données, le temps qu'Helvetia Assurances procède aux vérifications nécessaires.

Droit à la portabilité

Le droit à la portabilité vous permet, sous certaines conditions, de :

• recevoir dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine (ordinateur) les données personnelles vous concernant et que vous avez déjà fournies à Helvetia Assurances ;
• faire transmettre directement ces données à un autre responsable de traitement lorsque c’est techniquement possible.

Droit de réclamation

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous avez la possibilité d'adresser une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL), chargée de la protection des données.

Des informations sur le traitement des données dans le cadre de l’utilisation des pages Internet d’Helvetia Assurances sont disponibles à l’adresse https://www.helvetia.com/fr/web/fr/assurances-helvetia/portrait-actualites/portrait/informations-reglementaires/donnees-personnelles.html

En cas de questions concernant la protection des données et vos droits, veuillez vous adresser au Délégué à la Protection des Données personnelles (DPO) :

Helvetia Assurances
Délégué à la protection des données 25, quai Lamandé
76600 Le Havre
Tél.: +33 (0)2 32 92 92 92
Courriel: dpo@helvetia.fr