Notice explicative sur la protection des données personnelles collectées dans le cadre de la demande d'agrément en ligne en tant que partenaire d'Helvetia Assurances

Dans le cadre d'une demande de partenariat émise par un intermédiaire d'assurance sur la plateforme "e-agrément" disponible sur le site internet d'Helvetia Assurances, l'Utilisateur, après que son consentement ait été recueilli à cet effet, et dans le respect des stipulations ci-après, voit des données à caractère personnel être collectées par Helvetia Assurances.

Les données à caractère personnel collectées sont les suivantes :

• les informations que fournit l'Utilisateur en remplissant les formulaires relatifs à la création de son compte et/ou relatifs à son identification, ou en communiquant avec l'Assureur (par tout moyen de communication ou de communication en ligne, ou en répondant à des questionnaires ou enquêtes de satisfaction);
• ce qui concerne notamment :
  - le nom et prénoms, civilité, titres et qualités de l'Utilisateur et/ou de son personnel,
  - la dénomination sociale, le nom commercial, le numéro d'immatriculation, le numéro de TVA intracommunautaire, le numéro ORIAS, les nom et prénoms du dirigeant et des associés, les coordonnées bancaires ainsi que les coordonnées de l'Utilisateur et/ou de son personnel telles que l'adresse postale, l'adresse de messagerie électronique, les numéros de téléphone, la signature électronique,
• ainsi que notamment les informations relatives à la relation contractuelle et commerciale entre l'Utilisateur et Helvetia Assurances ;
• et les données recueillies grâce aux cookies et technologies similaires utilisés sur le Site (notamment adresses IP) et dans les messages électroniques permettant de reconnaître l'Utilisateur, se souvenir de ses préférences et, le cas échéant, de lui présenter un contenu susceptible de l'intéresser.

Ces données personnelles ne peuvent être communiquées à Helvetia Assurances que par les Utilisateurs concernés par lesdites données à caractère personnel et chaque Utilisateur s'interdit de communiquer des données à caractère personnel d'une autre personne et/ou des données à caractère personnel qui ne le concernent pas sauf à avoir obtenu au préalable et à conserver la preuve de l'accord de la personne concernée pour la mise à disposition de ses données personnelles auprès d'Helvetia Assurances (exemple : rubrique "Contact comptabilité" du formulaire en ligne).

Les présentes ont notamment pour objet de donner à l'Utilisateur les informations légales requises, lesquelles informations sont les suivantes :

(a) Identité et coordonnées du responsable du traitement de données à caractère personnel (ci-après le « traitement »)

L'identité et les coordonnées du responsable du traitement de données à caractère personnel sont les suivantes : Helvetia Assurances - 25, quai Lamandé - 76600 Le Havre, immatriculée 775 753 072 RCS Le Havre.

(b) Coordonnées du délégué à la protection des données

Les coordonnées du délégué à la protection des données sont les suivantes : dpo@helvetia.fr ou Helvetia Assurances - Délégué à la Protection des Données - 25, quai Lamandé - 76600 Le Havre.

(c) Finalités du traitement

Les finalités du traitement auquel sont destinées les données à caractère personnel sont les suivantes :

• identification des personnes souhaitant devenir partenaires d'Helvetia Assurances,
• réalisation et administration du compte de l'Utilisateur.

(d) Base juridique du traitement

Les bases juridiques des traitements sont, selon les traitements :

• l'exécution de la relation contractuelle que l'Utilisateur souhaite nouer avec Helvetia Assurances en créant un compte et en demandant un agrément en ligne, les dites données à caractère personnel étant nécessaires à la demande d'agrément formulée par l'Utilisateur
• la protection des intérêts légitimes d'Helvetia Assurances en lui permettant de conserver la preuve des demandes formulées par l'Utilisateur
• le consentement de l'Utilisateur souhaitant utiliser les services en ligne, ou susceptible de faire l'objet de prospection,

le traitement étant administré conformément aux dispositions de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 et du règlement UE 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD) et des autres dispositions légales en vigueur (ci-après la « Réglementation en vigueur »).

(e) Destinataires des données à caractère personnel

Les destinataires des données à caractère personnel sont : les personnels d'Helvetia Assurances en charge de la réalisation et/ou l'administration de la demande d'agrément et du compte de l'Utilisateur.

(f) Transfert des données à caractère personnel

L'Utilisateur est informé que le responsable du traitement peut, le cas échéant, effectuer un transfert de ses données à caractère personnel vers un pays tiers faisant l'objet d'une décision d'adéquation rendue par la commission européenne étant précisé que, en présence d'un transfert vers un pays ne faisant pas l'objet d'une décision d'adéquation, ce transfert ne pourra être effectué qu'à la condition que soient mises en place les garanties appropriées et que les Utilisateurs concernés disposent de droits opposables et de voies de recours effectives, dans les conditions de la Réglementation en vigueur.

(g) Durée de conservation des données à caractère personnel

La durée de conservation des données à caractère personnel est la suivante : les données personnelles étant nécessaires à la réalisation et l'administration de la demande d'agrément et du compte en ligne via le site internet d'Helvetia Assurances, les données à caractère personnel de l'Utilisateur sont conservées :

• tant que l'Utilisateur est susceptible de pouvoir utiliser les services en ligne, c'est-à-dire tant que l'Utilisateur n'a pas manifesté son intention de ne plus être en relation contractuelle avec Helvetia Assurances ou de ne plus voir conservées ses données personnelles, et ce via une demande effectuée par ses soins adressée à l'adresse suivante : dpo@helvetia.fr ou Helvetia Assurances - Délégué à la Protection des Données - 25, quai Lamandé - 76600 Le Havre.
• tant que Helvetia Assurances n'a pas procédé à la suppression de l'accès aux services en ligne, cette suppression pouvant intervenir sur la seule décision d'Helvetia Assurances en cas d'utilisation anormale, frauduleuse ou d'exploitation illicite du service en ligne, période ou événement au terme desquels les données à caractère personnel ne sont plus conservées sous réserve des durées prévues par les lois et règlements, et jusqu'à expiration des délais de prescription légaux.

(h) Droits de l'Utilisateur pouvant être exercés auprès du responsable du traitement (tel qu'identifié ci-avant)

Les présentes ont également pour objet d'informer l'Utilisateur de l'existence de son droit de demander au responsable du traitement (tel qu'identifié ci-avant) :

• l'accès à ses données à caractère personnel ainsi que toute information disponible quant à leur source;
• la rectification ou l'effacement de celles-ci ;
• une limitation du traitement de ses données à caractère personnel
• l'opposition de l'Utilisateur au traitement de ses données à caractère personnel ;
• l'opposition de l'Utilisateur à tout moment au traitement de ses données à caractère personnel à des fins de prospection, y compris au profilage ;
• la portabilité de ses données à caractère personnel dans les conditions de la Réglementation en vigueur laquelle dispose notamment que les personnes concernées par un traitement de données à caractère personnel ont le droit de recevoir les données à caractère personnel les concernant qu'elles ont fournies à un responsable du traitement, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et ont le droit de transmettre ces données à un autre responsable du traitement sans que le responsable du traitement auquel les données à caractère personnel ont été communiquées y fasse obstacle, lorsque: (i) le traitement est fondé sur le consentement en application de la Réglementation en Vigueur, ou sur un contrat en application de la Réglementation en vigueur et (ii) lorsque le traitement est effectué à l'aide de procédés automatisés, étant précisé que lorsque la personne concernée exerce son droit à la portabilité de ses données à caractère personnel, elle a le droit d'obtenir que ses données à caractère personnel soient transmises directement d'un responsable du traitement à un autre, lorsque cela est techniquement possible.
• le retrait par l'Utilisateur, à tout moment, de son consentement au traitement de ses données à caractère personnel (sans porter atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait de celui-ci) ;
  

L'exercice par l'Utilisateur de ses droits tels qu'identifiés au présent (h) est réalisé au moyen d'une demande effectuée par ses soins et adressée à l'adresse suivante : dpo@helvetia.fr ou Helvetia Assurances - Délégué à la Protection des Données - 25, quai Lamandé - 76600 Le Havre - France.

En tant que de besoin, il est stipulé que, l'exercice par un Utilisateur de son droit à l'effacement de ses données à caractère personnel et/ou l'exercice de son droit de s'opposer au traitement de ses données à caractère personnel et/ou l'exercice de son droit à une limitation du traitement de ses données à caractère personnel et/ou de son droit de retirer son consentement à tout moment au traitement de ses données à caractère personnel (conformément aux stipulations susvisées) conduit à ne pas rendre possible la demande d'agrément formulée et la création du compte associé par l'Utilisateur de sorte que, en pareilles hypothèses à compter de l'exercice par l'Utilisateur desdits droits, celui-ci ne pourra plus accéder à la plateforme de demande d'agrément via le site internet d'Helvetia Assurances et le compte de l'Utilisateur sera supprimé.

(i) Réclamation auprès de la CNIL

L'Utilisateur est informé du droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle laquelle est la Commission Nationale de L'Informatique et des Libertés (CNIL) : 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 Paris 07.

(j) Informations sur le caractère contractuel de la fourniture des données à caractère personnel

Il est porté à la connaissance de l'Utilisateur les informations suivantes :

• la demande de fourniture de données à caractère personnel a un caractère contractuel (dans le cadre de la relation que l'Utilisateur souhaite nouer avec Helvetia Assurances en lui demandant un agrément et la création d'un compte associé)
• la fourniture de ces données, en ce qu'elle est nécessaire à la réalisation et administration de la demande d'agrément et du compte en ligne conditionne la conclusion de cette relation contractuelle
• à ce titre l'Utilisateur est tenu de communiquer ses données à caractère personnel s'il souhaite devenir partenaire d'Helvetia Assurances via les services en ligne
• la non-fourniture de ces données à caractère personnel ne permet pas de devenir partenaire d'Helvetia Assurances.

(k) Prise de décision automatisée

Il est indiqué qu'il n'est pas procédé, au moyen des données à caractère personnel collectées, à une prise de décision automatisée au sens de la Réglementation en vigueur.

(l) Eventuel traitement ultérieur des données à caractère personnel

Dans le cas où il serait effectué un traitement ultérieur des données à caractère personnel pour les finalités autres que celles pour lesquelles les données à caractère personnel ont été collectées et telles qu'identifiées ci-avant, le responsable du traitement (identifié ci-avant) fournira au préalable à la personne concernée des informations au sujet de cette autre finalité et toute autre information pertinente légale requise.

Les présentes pourront faire l'objet d'une actualisation. A ce titre, l'Utilisateur est invité à prendre connaissance de la dernière version des présentes, accessible sur le portail "Devenir partenaire" du site internet d'Helvetia Assurances.