Informationen zum Datenschutz betreffend Kooperationspartner:innen und Dritte

Diese Datenschutzinformation betrifft insbesondere personenbezogene Daten folgender Personen:

• Vermittler:innen, Vertriebspartner:innen, Untervermittler:innen
• Kooperationspartner:innen
• Dienstleister:innen
• Ansprechpartner:innen bei Geschäftspartnern
• Geschäftsführer:innen, Vorstände, Prokuristen/Prokuristinnen und sonstige vertretungsbefugte Personen
• Mitarbeitende von Kooperationspartnern oder Dienstleistern
• Rechtsbeistände und externe Berater:innen
• sonstige Dritte, die im Rahmen einer Kooperation oder Geschäftsbeziehung mit Helvetia in Kontakt stehen

Soweit im Rahmen der Zusammenarbeit personenbezogene Daten von Kunden und Kundinnen, Interessenten und Interessentinnen, Antragsteller:innen, Versicherungsnehmer:innen oder versicherten Personen verarbeitet werden, gelten ergänzend die jeweils einschlägigen Datenschutzinformationen für diese Personengruppen.

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und wer ist Datenschutzbeauftragte:r?

Helvetia Versicherungen AG
Hoher Markt 10-11, 1010 Wien
Telefon: +43 (0) 50 222-1000
E-Mail: info@helvetia.at
Unsere:n Datenschutzbeauftragte:n erreichen Sie unter der o.g. Adresse oder unter datenschutz@helvetia.at.

Welche Datenkategorien verarbeiten wir und woher stammen diese?

Zu den verarbeiteten Kategorien personenbezogener Daten gehören:

• Stammdaten, z.B. Name, Firma, Funktion, Position, Abteilung
• Kontaktdaten, z.B. Geschäftsadresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse
• Vertrags- und Kooperationsdaten, z.B. Vertragsnummer, Partnernummer, Vertragsinhalte, Laufzeiten, Zuständigkeiten
• Kommunikationsdaten, z.B. Schriftverkehr, Gesprächsnotizen, E-Mail-Kommunikation
• Abrechnungs- und Zahlungsdaten, z.B. Bankverbindung, Provisionsdaten, Rechnungsdaten
• Nachweis- und Legitimationsdaten, z.B. Firmenbuchdaten, Gewerbeberechtigungen, Vollmachten, Registerauszüge (VKR-Auszug bzw. Daten aus dem Versicherungs- und Kreditvermittlerregister nach GISA-Zahl), Steuernummer und Sozialversicherungsnummer nach § 109a EStG
• Bonitätsdaten
• Compliance- und Prüfungsdaten, z.B. Sanktionslistenprüfungen, Geldwäschepräventionsdaten, Interessenkonfliktprüfungen
• IT-Nutzungs- und Zugriffsdaten, soweit Kooperationspartner:innen Zugriff auf Systeme oder Portale erhalten
• Schulungs- und Berechtigungsdaten, soweit für die Zusammenarbeit erforderlich, z.B. absolvierte Datenschutz-, Compliance- oder Produktschulungen

Ihre personenbezogenen Daten werden in aller Regel im Rahmen des Beschaffungs- bzw. Vertragsanbahnungsprozesses oder während der aufrechten Geschäftsbeziehung erhoben.  

Zu welchen Zweck und auf Basis welcher Rechtsgrundlagen verarbeiten wir die Daten?

Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrages (Art. 6 Abs. 1 lit b DSGVO)

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zur Anbahnung, Durchführung, Verwaltung und Beendigung der jeweiligen Geschäfts- oder Kooperationsbeziehung. Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 a) und b) DSGVO.

Sofern eine Kooperationsvereinbarung noch nicht besteht oder nicht zustande kommt, erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten für vorvertragliche und vertragliche Zwecke auf Basis von Art. 6 Abs. 1 b) und ggf. auch auf Abs. 1 a) DSGVO.
Die Bereitstellung Ihrer Daten ist zwingend erforderlich für den Abschluss und die Erfüllung der Verträge. Ohne die Bereitstellung Ihrer Daten kann eine Vereinbarung nicht abgeschlossen und erfüllt werden.

Bei Vermittler:innen dient die Verarbeitung personenbezogener Daten insbesondere dem Abschluss und der Erfüllung der Courtagezusage bzw. Vermittlungsvereinbarung. Dazu gehören unter anderem Provisionsabrechnungen, Zuverlässigkeitsprüfungen, Produktionsstatistik und Produktionssteuerung.

Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit c DSGVO)

Als Versicherungsunternehmen unterliegen wir Regulierungsanforderungen und stetiger behördlicher Aufsicht. Dabei kann es dazu kommen, dass wir der Finanzmarktaufsichtsbehörde auf deren Anfrage hin personenbezogene Daten offenlegen müssen. Auch rechtliche Vorschriften können erfordern, dass wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, z.B. zur Einhaltung von Aufbewahrungsfristen gemäß der Bundesabgabenordnung, Sanktionsprüfungen (Finanzsanktionen / Embargos - Abgleich mit den sogenannten „Terrorlisten“ bzw. „Sanktionslisten“, um sicherzustellen, dass keine Gelder oder sonstigen wirtschaftlichen Ressourcen für terroristische Zwecke bereitgestellt werden), aufgrund von Geldwäsche- und Terrorismusbekämpfungsvorschriften oder zur Erteilung von Auskünften an Behörden oder Gerichte. In all diesen Fällen achten wir jedoch stets darauf, dass die gesetzlichen Grundlagen eingehalten werden und der Schutz Ihrer Daten gewahrt bleibt.

Verarbeitung aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit a DSGVO)

In seltenen Fällen ergibt sich die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung aus Ihrer schriftlich erteilten und jederzeit widerruflichen Einwilligung.

Falls Sie uns zur Veröffentlichung Ihrer Kontaktdaten auf unserer Homepage bzw. unserer Unternehmenskanäle Ihr Einverständnis gegeben haben, verwenden wir dieses, um unseren Kunden eine rasche und serviceorientiere Kontaktaufnahme zu erleichtern. Ihre Einwilligung kann jederzeit, gerne per E-Mail mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit f DSGVO)

Ihre Daten verarbeiten wir auch, wenn es erforderlich ist, um berechtigte Interessen von uns oder von Dritten zu wahren. Dies erfolgt jedoch immer im Rahmen der vorgeschriebenen Interessensabwägung und kann insbesondere der Fall sein:

• zur Werbung für unsere Versicherungsprodukte und für Produkte der Unternehmen der Helvetia-Gruppe sowie für Markt- und Meinungsumfragen, wenn Sie uns hierfür eine Einwilligung erteilt haben.
• zum Gläubigerschutz, zur Erkennung von Hinweisen, die auf Versicherungsmissbrauch hindeuten können (Art. 6 Abs. 1 f und Art. 6 Abs. 1a DSGVO) sowie zur Verhinderung der Geldwäscherei und Terrorismusfinanzierung (FM-GwG, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)

An welche Empfänger:innen können wir Ihre Daten weitergeben?

An welche ausländischen Empfänger:innen (Drittländer) senden wir Ihre Daten?

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Personen und Stellen Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten oder zur Wahrung unserer berechtigten Interessen benötigen.

Innerhalb unserer Unternehmensgruppe werden Daten, die für die Konzernsteuerung erforderlich sind, an die Konzernmutter in der Schweiz übermittelt. Zur konzernweiten Kommunikation oder für eine allfällige Teilnahme an konzernweiten Projekten und Initiativen stehen die Kontaktdaten innerhalb der gesamten Unternehmens-gruppe zur Verfügung.

Daneben bedienen wir uns zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten zum Teil unterschiedlicher Dienstleistenden (Auftragsverarbeitende). Eine Auflistung der von uns eingesetzten Auftragnehmenden und Dienstleistenden, zu denen nicht nur vorübergehende Geschäftsbeziehungen bestehen, können Sie in der jeweils aktuellen Version auf unserer Internetseite helvetia.at unter "Übersicht der Empfänger:innen" entnehmen.

Darüber hinaus übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten an folgende weitere Empfänger:innen außerhalb des Unternehmens, soweit dies zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist:

• eingeschaltete Untervermittler:innen
• Dienstleistende der Vermittler:innen im Rahmen der OMDS-Datenlieferung
• Behörden im Rahmen bestehender Melde- und Berichtspflichten (Vermittlerregister GISA)
• Bundesministerium für Finanzen, insbesondere für Meldungen gemäß § 109a EStG
• Anbietende für Bonitätsauskünfte
• Unternehmen der Helvetia-Gruppe
• IT-Dienstleister:innen und Betreiber:innen von Partnerportalen
• Zahlungsdienstleistende und Banken
• Wirtschaftsprüfer:innen, Steuerberater:innen, Rechtsbeistände und sonstige Berater:innen
• Gerichte, Behörden und Aufsichtsbehörden
• sonstige Empfänger:innen, soweit dies zur Vertragserfüllung, Rechtsverfolgung oder Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist

Wie lange speichern wir Ihre Daten (Aufbewahrungsdauer)?

Wir löschen personenbezogene Daten gemäß den gesetzlichen Bestimmungen, sobald die zugrundeliegenden Einwilligungen widerrufen werden oder keine weiteren rechtlichen Grundlagen für die Verarbeitung bestehen. Dies betrifft Fälle, in denen der ursprüngliche Verarbeitungszweck entfällt oder die Daten nicht mehr benötigt werden. Ausnahmen von dieser Regelung bestehen, wenn gesetzliche Pflichten oder besondere Interessen eine längere Aufbewahrung oder Archivierung der Daten erfordern. Insbesondere sind Daten, die aus handels- oder steuerrechtlichen Gründen aufbewahrt werden müssen oder deren Speicherung zur Rechtsverfolgung oder zum Schutz der Rechte anderer natürlicher oder juristischer Personen notwendig ist, entsprechend zu archivieren.

Die Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus diversen gesetzlichen Grundlagen (z.B. ABGB, BAO, VersVG, VAG, FMGwG) und betragen von. 7 Jahre bis hin zu 30 Jahren. Die unternehmens- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen liegen bei 7 Jahren., soweit geldwäscherechtliche Pflichten nach dem FM-GwG betroffen sind, können Aufbewahrungsfristen von 10 Jahren maßgeblich sein. Darüber hinaus können Unterlagen zur Wahrung berechtigter Interessen, insbesondere zur Geltendmachung oder Abwehr zivilrechtlicher Ansprüche, entsprechend den Verjährungsfristen nach ABGB bzw. einschlägigen Sondergesetzen bis 30 Jahre aufzubewahren sein.

Daten von Vermittler:innen werden so lange gespeichert, wie dies für die Anbahnung, Durchführung, Abrechnung und Beendigung der Vermittlungsbeziehung erforderlich ist. Dies umfasst insbesondere die Erfüllung der Courtagezusage bzw. Vermittlungsvereinbarung, Provisionsabrechnungen, Zuverlässigkeitsprüfungen, Produktionsstatistik und Produktionssteuerung.
Eine Löschung erfolgt daher nicht zwingend bereits mit Beendigung der Vermittlervereinbarung. Vielmehr kann die weitere Speicherung erforderlich sein, solange vermittelte Versicherungsverträge bestehen, daraus noch Provisions-, Folgeprovisions-, Stornohaftungs-, Rückforderungs- oder sonstige Abrechnungsansprüche entstehen können oder gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten bestehen.

Welche Rechte haben Sie als betroffene Person?

Sie haben gegenüber den Verantwortlichen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch gegen die Verarbeitung (nur bei berechtigtem Interesse) und Beschwerde bei der österreichischen Datenschutzbehörde.

Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten aufgrund Ihrer Einwilligung verarbeiten, haben Sie das Recht, diese Einwilligung jederzeit kostenlos zu widerrufen. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Datenverarbeitung.