Rechnungen schreiben gehört zum unternehmerischen Einmaleins. Mit unseren Rechnungsvorlagen erstellen Sie schnell und unkompliziert ordnungsgemässe Rechnungen. So kommen Ihre Forderungen pünktlich zu den Kunden. Und Sie haben im Streitfall ein Dokument zur Hand.

In diesem Beitrag erwarten Sie einige Grundsätze für die Rechnungsstellung. Erfahren Sie zudem, welche Angaben Sie in unseren Rechnungsvorlagen ergänzen sollten. Sie finden anschliessend kostenlose Rechnungsvorlagen in Word oder Excel, mit denen sich einfach Rechnungen erstellen lassen. Den Abschluss machen Tipps, wie Sie den Kundenkontakt bei der Rechnungsstellung zusätzlich nutzen können.

Grundsätze für die Rechnungsstellung

Die Rechnungsstellung ist nur geringfügig reglementiert: Was Sie verrechnen, muss den Abmachungen und tatsächlich erbrachten Leistungen entsprechen, der Absender samt Adresse muss korrekt angegeben sein, und die Mehrwertsteuer-Nummer muss auf der Rechnung aufgeführt sein. Darüber hinaus tun Sie gut daran, einige Grundsätze zu beachten.

• Schreiben Sie die Rechnung zeitnah, am besten unmittelbar nach erbrachter Leistung
• Lassen Sie dem Schuldner eine angemessene Zahlungsfrist; üblich ist eine Frist zwischen 10 und 30 Tagen
• Nach Ablauf der Zahlungsfrist empfehlen wir den Versand einer Zahlungserinnerung und – wenn dieses erfolglos bleibt – schliesslich einer Mahnung
• Für Neukunden empfiehlt es sich, auf Vorauskasse oder Barzahlung zu bestehen. Eine nichtbezahlte Rechnung einzutreiben, ist mit Aufwand und Kosten verbunden.

💡 Gut zu wissen

Seit Oktober 2022 werden in der Schweiz nur noch so genannte QR-Rechnungen verwendet. Sie funktionieren wie bisherige Einzahlungsscheine, lösen aber die Einzahlungsscheine in Orange und Rot definitiv ab.

Rechnungen schreiben leicht gemacht

1. Name und Adresse des Leistungsempfängers; allenfalls interne Kundennummer
2. Name, Adresse und MWST-Nummer des Leistungserbringers
3. Rechnungsdatum und Zahlungsfrist
4. Rechnungsnummer
5. Art, Gegenstand und Umfang der erbrachten Leistung
6. MWST separat aufführen
7. Zahlungsverbindung (oder QR-Code)

Rechnung schreiben und Kundenbindung stärken

Mit der Rechnung treten Sie in direkten Kontakt mit Ihrem Kunden. Solche Kontakte eignen sich, um Kundenfeedback einzuholen und die Kundenbeziehung stärken.

Holen Sie eine Rückmeldung zu Ihrem Service ein

Der Abschluss eines Projekts oder Kaufs ist ein guter Moment, um eine Rückmeldung über die Kundenzufriedenheit einzuholen. Ergänzen Sie dazu Ihre Rechnungsvorlage mit einer freundlichen Aufforderung um Feedback.

Lassen Sie sich weiterempfehlen

Bitten Sie zufriedene Kundinnen und Kunden Ihren Service weiterzuempfehlen ­– sei es über Online-Kanäle oder im Umfeld der Kunden. Fügen Sie die Angaben zur Weiterempfehlung auf Ihrer Rechnungsvorlage ein und überlassen Sie den Rest Ihren Kunden.

Nutzen Sie Ihre Rechnung als Werbeplattform

Rücken Sie Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung in ein positives Licht: Ein Rabatt für grosse Mengen oder hohe Volumen kommt bei den Kunden gut an und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass sie wieder zu Ihnen kommen. Sie können auch spezielle Angebote auf der Rechnung anpreisen. Wichtig: Aktualisieren Sie Ihre Angebote regelmässig auf Ihrer Rechnungsvorlage.

Noch mehr Vorlagen zum Herunterladen

Sie benötigen noch mehr Vorlagen? Wir haben Ihnen weitere Gratis-Vorlagen zu folgenden Themen bereitgestellt:

• Offerte,
• Zahlungserinnerung und
• Mahnung.