Im Hinblick auf die Abzüge, die Sie in der Steuererklärung geltend machen, ist es wichtig, dass Sie als Selbstständigerwerbende private und geschäftliche Ausgaben sauber trennen. Grundsätzlich gilt, dass Sie bei der Ermittlung des Einkommens nur Aufwände abziehen dürfen, die geschäftlich begründet sind. Sämtliche abzugsfähigen Ausgaben müssen Sie mit Belegen beweisen können.

Wenn die Steuerbehörde feststellt, dass private Ausgaben über die Firma verrechnet werden, kann das unangenehm und teuer werden. Den zu Unrecht abgezogenen Privataufwand behandelt die Steuerbehörde als zusätzliches Privateinkommen und belegt dieses mit Nach- und eventuell Strafsteuern. Zudem kann sie die AHV informieren, was zu weiteren Sozialversicherungsabgaben auf das zusätzliche Einkommen führt.

Auf eine saubere Abgrenzung müssen Sie insbesondere bei folgenden Aufwandsposten achten:

• Geschäftsauto, das Sie auch privat benutzen
• Geschäftsreisen, die sowohl geschäftlichen als auch privaten Charakter haben
• Hotel- und Restaurantspesen: Sie müssen die Namen der eingeladenen Geschäftspartner belegen können
• Mietanteil, wenn Sie in der Liegenschaft wohnen, in der auch Ihr Geschäft seinen Sitz hat. Achtung: Nicht marktkonforme Mieten akzeptieren die Steuerbehörden nicht.
• Berufskleider, die Sie ausschliesslich für die Arbeit benötigen (nicht aber Anzug und Krawatte, weil Sie diese auch privat tragen können)
• Diverse Aufwände wie Telefongebühren, Versicherungsprämien und Anwaltshonorare müssen Sie nach Geschäfts- und Privataufwand aufschlüsseln.

💡 Gut zu wissen

Bei Gegenständen, die sowohl privat als auch geschäftlich verwendet werden, wie etwa einem Auto, kommt bei der Unterscheidung von Privat- und Geschäftsvermögen die sogenannte Präponderanzmethode zum Einsatz (Präponderanz kommt aus dem Lateinischen und bedeutet so viel wie Übergewicht, Vorherrschaft). Mit dieser lässt sich feststellen, auch welches Vermögen die überwiegende Nutzung entfällt. Wird ein Gegenstand zu mehr als 50 Prozent geschäftlich genutzt, wird er dem Geschäftsvermögen zugeteilt, andernfalls dem Privatvermögen.

Erwirtschaftet Ihre Einzelfirma einen Verlust, können Sie diesen mit den Einnahmen aus Ihrem Geschäft verrechnen. Entsprechend sinkt das steuerbare Einkommen. Abziehen können Sie Geschäftsverluste von bis zu sieben vorangegangenen Bemessungsperioden (normalerweise Kalenderjahren). Wenn Sie beispielsweise mit Ihrem Einzelunternehmen einen Verlust von 12 000 Franken einfahren und Ihr Ehepartner mit einer Nebenbeschäftigung im gleichen Jahr 5 000 Franken verdient, haben Sie ein Reineinkommen von 0 Franken. Die verbleibenden 7 000 Franken im Minus können Sie mit den Einkommen aus den Folgejahren verrechnen, maximal über sieben Jahre.

Geschäftliche Ausgaben, wie etwa den Kauf eines Autos oder einer Büroeinrichtung, können Sie von den Einnahmen abziehen. Das entlastet Sie steuerlich. Allerdings dürfen Sie die Auslagen nicht schon im ersten Jahr voll abziehen, sondern müssen sie als Abschreibungen auf mehrere Jahre verteilen. Wie viel Sie pro Jahr abschreiben dürfen, ist je nach Produktkategorie unterschiedlich. Eine übersichtliche Tabelle finden Sie auf dem KMU-Portal des Bundes. Kantone können für einzelne Positionen abweichende Werte festlegen.

Rückstellungen können Sie unter gewissen Umständen auf Risiken, etwa säumige Schuldner oder drohende Prozesskosten, vornehmen und damit die Steuerlast senken, denn sie werden als Aufwand gebucht. Es gelten folgende Regeln:

• Offene Rechnungen (Forderungen), deren Bezahlung stark gefährdet ist, dürfen Sie vollumfänglich zurückstellen.
• Bei allen übrigen Forderungen dürfen Sie Wertberichtigungen von pauschal 5 Prozent geltend machen, wenn sie aus der Schweiz sind, 10 Prozent bei ausländischen Forderungen.
• Einige Kanton lassen einen Abzug von 10 Prozent auf das Gesamttotal aller offenen Rechnungen zu.

Wird eine Einzelfirma verkauft oder stellt sie den Betrieb ein, kommt es zu einer Liquidationsbesteuerung. Zudem werden alle Kapitalgewinne aus dem Verkauf von Geschäftsvermögen den Einnahmen aus selbstständiger Erwerbstätigkeit zugerechnet. Allerdings hat die Form der Einzelfirma den Vorteil, dass sie keine steuerliche Doppelbelastung kennt – dies im Unterschied zu den Rechtsformen AG und GmbH, bei denen zunächst der Gewinn als Ertrag und zusätzlich die Dividendenausschüttung als Einkommen zu versteuern sind.

Beiträge an die Pensionskasse und an die 3. Säule lassen sich bestens für Steueroptimierungen nutzen, denn sie lassen sich vollumfänglich vom Einkommen abziehen.

• Pensionskasse (2. Säule): Inhaberinnen und Inhaber von Einzelfirmen können gerade in guten Geschäftsjahren, die aufgrund der Steuerprogression mit bis zu 40 Prozent belastet werden, in erheblichem Umfang Steuern sparen, wenn sie sich freiwillig einer Pensionskasse anschliessen. Den Arbeitgeberanteil der Beiträge an die 2. Säule dürfen Sie für sich selbst als Geschäftsaufwand verbuchen. Der Anteil, der den Arbeitnehmenden vom Lohn abgezogen würde, geht hingegen zu Lasten des Privatkontos.

💡 Gut zu wissen

Bei gewinnstarkem Geschäftsgang können Sie sogenannte Arbeitsgeber-Beitragsreserven bilden. Das sind Zuweisungen an die Personalvorsorgeeinrichtung, die einerseits den Gewinn und damit die Steuerbelastung senken, andererseits ein Polster für weniger gute Zeiten haben.

• 3. Säule: Eine weitere Option sind Beiträge an die Säule 3a (gebundene Vorsorge). Sie sind für Selbstständigerwerbende immer Privataufwand. Inhaberinnen und Inhaber einer Einzelfirma, die keiner Pensionskasse angeschlossen sind, dürfen bis zu 20 Prozent des AHV-pflichtigen Einkommens oder maximal 36'288 Franken in die Säule 3a einzahlen. Sind sie Mitglied einer betriebseigenen Vorsorgeeinrichtung, sind es maximal 7'258 Franken.

Die Veränderung des Verhältnisses zwischen eigenem Lohn und Betriebsgewinn beeinflusst die Steuerrechnung. Ist für Ihre Einzelfirma ein schlechtes Ergebnis absehbar, kann es angezeigt sein, die eigenen Bezüge zurückzufahren. Dadurch zahlen Sie als Privatperson weniger Steuern. Bewegt sich die Firma wieder in Richtung Gewinnzone, kann es sinnvoll sein, die Privatbezüge wieder zu erhöhen. Das führt zwar zu etwas höheren Steuern auf der privaten Seite, senkt im Gegenzug aber den steuerbaren Gewinn des Geschäfts.

💡 Gut zu wissen

Deutlich überhöhte Lohnauszahlungen beurteilt die Steuerbehörde in der Regel als verdeckte Gewinnausschüttungen und rechnet sie zum Unternehmensgewinn. Daher empfiehlt es sich, den Lohnbezug im branchenüblichen Rahmen zu halten und auf die Finanzkraft der Firma abzustimmen. 

Ehepartnerinnen und -partner, die gemeinsam in der Einzelfirma arbeiten, kommen in steuerlicher Hinsicht in den Genuss einiger Vorteile. Sie können nicht nur für den Lohn einen Abzug geltend machen, sondern auch beispielsweise für das Flugticket. Dazu kommt ein Rabatt für Doppelverdiener. Einige Kantone gewähren zudem einen Sonderabzug für Ehepaare im gleichen Betrieb.

Unterschiedliche Einkommensquellen, zahlreiche Möglichkeiten für Abzüge, aber auch zahlreiche Fallstricke – das Ausfüllen der Steuererklärung ist aufwendig und zeitraubend. Einzelunternehmerinnen und -unternehmer sollten es sich daher gut überlegen, ob sie sich selbst dieser Herkulesaufgaben stellen wollen oder die Steuererklärung besser einem Spezialisten überlassen, etwa einer Treuhandfirma. Gute Steuerspezialisten sparen Ihnen nicht nur Zeit, sondern auch Geld durch Abzüge in der Steuererklärung. Bei unserem Partner Gryps, dem führenden Beschaffungsportal für kleine Unternehmen, können Sie kostenlos Offerten für Steuerspezialisten einholen.