Avete appena costituito la vostra azienda, servite i primi clienti e avete le prime spese per l’attività: questo comporta da un lato entrate e dall’altro anche uscite. In termini di legge, siete obbligati a tenere una contabilità. Questo vale anche per le libere professioni, i freelancer e le ditte individuali. Questo obbligo di contabilità può trasformarsi rapidamente in un fardello per giovani imprese. Per rendervi questo compito più facile, dal 2013 è possibile scegliere la contabilità semplificata. Vi mostriamo quali requisiti di legge si applicano a questo metodo, a chi è adatta la contabilità semplificata e come potete mantenere la visione d’insieme con il nostro modello Excel gratuito.

Come si tiene una contabilità semplificata

In Svizzera, dall’entrata in vigore del nuovo diritto contabile nel 2013, le piccole imprese con un fatturato inferiore a 500’000 franchi svizzeri all’anno non sono più tenute alla contabilità in partita doppia. Devono solamente soddisfare un obbligo limitato di contabilità: questa contabilità semplificata in Svizzera è conosciuta anche con il termine tedesco “Milchbüchlein-Rechnung”.

Nella contabilità semplificata dovete registrare ogni entrata e uscita solo una volta, ordinando ed elencando i dati secondo la data in cui l’importo è stato percepito o versato. Questa contabilità entrate/uscite mostra se avete realizzato un utile o una perdita.

💡 Buono a sapersi

Questa forma di contabilità prevede anche l’obbligo di tenere una contabilità sulla situazione patrimoniale. In concreto, questo significa che su ogni conto (conto bancario, conto postale, ecc.) deve essere tenuta la contabilità, di cui fa parte anche un libro di cassa per operazione in contanti. Per i conti bancari sono sufficienti di norma gli originali degli estratti conto. 

Disposizioni legali

Anche la contabilità semplificata è vincolata ai “principi della tenuta regolare” secondo il Codice delle obbligazioni (CO). Si applicano essenzialmente queste cinque regole:

• “Registrazione completa, veritiera e sistematica” di tutte le operazioni commerciali
• Prova di ogni operazione contabile tramite giustificativo
• Chiarezza nella contabilità
• “Pertinenza” in relazione alle dimensioni e al tipo di azienda
• Verificabilità

In pratica:

• Dovete documentare in modo completo con giustificativi tutte le operazioni commerciali.
• Dovete documentare le operazioni commerciali in modo che siano comprensibili.
• Specialisti esterni come ad esempio revisori dei conti devono essere in grado di farsi rapidamente una visione d’insieme.
• Deve apparire chiaro quando si è svolta un’operazione, chi ha pagato o ricevuto denaro e per che cosa avete pagato o siete stati pagati.

Chi può tenere una contabilità semplificata

Libere professioni, freelancer e ditte individuali con un fatturato inferiore a 500’000 franchi svizzeri nell’ultimo esercizio sono di norma autorizzati a tenere una contabilità semplificata. Sono escluse aziende che hanno scelto la forma giuridica di una SA o di una Sagl: indipendentemente dal fatturato annuo sono sempre obbligate a utilizzare la contabilità in partita doppia.

💡 Buono a sapersi

Per il calcolo del valore soglia di 500’000 franchi svizzeri è determinante il reddito netto, che corrisponde al fatturato lordo meno sconti, riduzioni, perdite su crediti e altre riduzioni dei ricavi.

Quando scegliete di tenere i conti secondo il principio della contabilità semplificata, c’è un altro fattore che dovete tenere a mente: l’imposta sul valore aggiunto. A partire da un fatturato annuo di 100’000 franchi svizzeri, un’azienda è infatti soggetta all’imposta sul valore aggiunto. Sono esonerate da questo obbligo ad esempio dentisti, fisioterapisti e medici come pure i fornitori di servizi nei settori di cultura e formazione, se il loro fatturato annuo è inferiore a 500’000 franchi svizzeri.

In termini di contabilità, l’imposta sul valore aggiunto è complessa: oltre alla contabilità di entrate e uscite, dovete indicare le entrate e le uscite suddividendole in determinate categorie. Per le entrate la suddivisione avviene ad esempio in base ai fatturati imponibili ed esonerati dall’obbligo fiscale e vendite di mezzi d’esercizio, per le uscite ad esempio in base a pagamenti per i costi di merci e materiali, costi per il personale e altri costi di gestione. Questo non solo implica alcune conoscenze, ma aumenta anche notevolmente il dispendio di tempo.

In questo contesto vi sono tre categorie di aziende per le quali si considera la contabilità semplificata:

• Imprese non soggette all’IVA: in questo caso l’ideale è la contabilità semplificata.
• Imprese soggette all’IVA che tengono i conti secondo il metodo di aliquota saldo possono operare con la contabilità semplificata senza grandi oneri aggiuntivi.
• Imprese soggette all’IVA che hanno scelto il metodo effettivo per il rendiconto IVA sono autorizzate a utilizzare la contabilità semplificata. Considerata la complessità del calcolo dell’imposta, è meglio utilizzare la contabilità in partita doppia e rivolgersi a uno specialista (ad esempio a un fiduciario).

La contabilità semplificata nella pratica

Nella contabilità semplificata dovete solo registrare i profitti e le perdite rilevanti per l’attività. Esistono essenzialmente due possibilità per farlo: potete utilizzare un software per la contabilità di entrate e uscite oppure tenere una contabilità manuale con l’aiuto di una tabella Excel.

In entrambe le varianti è importante ricordare che non esiste contabilizzazione senza giustificativo: per ogni entrata e uscita avete bisogno di un giustificativo come una fattura o una ricevuta. L’ideale è apporre su ogni giustificativo un numero univoco e tenere in ordine man mano i documenti. Oltre al numero sul giustificativo, per ogni contabilizzazione dovreste riportare la data, l’ammontare dell’importo in franchi e indicare il motivo del pagamento e il destinatario o il fornitore della prestazione. 

Contabilità con supporto software

Anche le aziende che devono tenere solo la contabilità semplificata possono impiegare un software per la contabilità entrate/uscite. Un programma di questo tipo dovrebbe essere su misura per le esigenze di piccole imprese. La possibilità che un software per la contabilità vi semplifichi la vita dipende soprattutto da quanto tempo potete e volete dedicare alla contabilità. In questo caso vale una semplice regola generale: quante più fatture emettete o ricevete e quanto più tempo passate a elaborare i documenti, tanto più un software può facilitarvi il processo.

Vantaggi e svantaggi della contabilità semplificata

Come in molte altre questioni della vita imprenditoriale, anche in tema di contabilità non esistono solo vantaggi per ogni soluzione. È quindi consigliato valutare quali vantaggi sono più importanti e quali svantaggi volete o potete in ogni caso accettare. Ecco un aiuto decisionale.