Vous avez créé votre entreprise, vous avez déjà quelques clients et vous disposez d’installations pour le fonctionnement de vos activités. Ainsi, vous générez d’une part des revenus, et d’autre part des dépenses. Pour enregistrer celles-ci, vous êtes légalement tenu de tenir des comptes. Cette obligation s’applique également aux professions libérales, indépendantes et entreprises individuelles. Cependant, maintenir sa comptabilité à jour peut rapidement devenir une charge pour les jeunes entreprises. Pour vous faciliter cette tâche, la comptabilité simplifiée est possible depuis 2013. Nous vous indiquons quelles exigences s’appliquent, pour qui la comptabilité simplifiée est adaptée et comment garder un aperçu avec notre modèle Excel gratuit.

Comment réaliser une comptabilité simplifiée

Depuis l’entrée en vigueur de la nouvelle loi sur la comptabilité en Suisse en 2013, les petites entreprises avec un chiffre d’affaires annuel inférieur à 500’00 francs ne sont plus soumises à la comptabilité double. Elles sont seulement tenues à une obligation de comptabilité limitée. Cette comptabilité simplifiée est également connue sous le nom de «comptabilité en partie simple» en Suisse.

Pour la comptabilité simplifiée, vous devez saisir chaque revenu et dépense seulement une fois. Ces entrées doivent être triées par date et listées en indiquant s’il s’agit d’une somme perçue ou dépensée. Cette comptabilisation des revenus-dépenses montre si vous avez généré un profit ou une perte.

💡 Bon à savoir

​​​​​​​Lorsque vous optez pour cette forme de comptabilité, vous devez aussi répondre à l’obligation de tenir un registre de la situation patrimoniale de l’entreprise. Concrètement, cela signifie que chaque compte (bancaire, postal, etc.) doit faire l'objet d'une comptabilité – y compris le livre de caisse pour les transactions en espèces. Pour les comptes bancaires, les originaux des extraits de compte suffisent en règle générale. 

Dispositions légales

La comptabilité simplifiée doit aussi être conforme aux «principes de régularité» selon le code des obligations (CO). Dans l’essentiel, ces cinq règles s’appliquent:

• «l’enregistrement intégral, fidèle et systématique » de toutes les opérations commerciales,
• Justificatif de chaque opération commerciale avec reçu,
• Clarté dans la comptabilité,
• « l’adaptation à la nature et à la taille de l’entreprise »,
• « la traçabilité des enregistrements comptables ».

Concrètement, cela veut dire que:

• vous devez documenter toutes les opérations commerciales avec des reçus,
• les opérations commerciales ainsi documentées doivent être traçables,
• des spécialistes externes, comme des agents de révision doivent pouvoir obtenir un aperçu rapidement,
• lorsqu’une transaction a eu lieu, le personne (ou l’entité) qui a perçu ou payé le montant ainsi que l’objet de la transaction (pourquoi cet argent a été payé ou reçu) doivent être clairement indiqués.

Qui peut tenir une comptabilité simplifiée

Les professions libérales, indépendantes et entreprises individuelles avec un chiffre d’affaires inférieur à 500’000 francs au cours du dernier exercice sont en principe autorisés à procéder à une comptabilité simplifiée. Cela exclut les entreprises ayant opté pour la forme juridique d’une SA ou d’une Sàrl. Celles-ci sont toujours soumises à une comptabilité double, quel que soit leur chiffre d’affaires annuel.

💡 Bon à savoir

Lors du calcul de la valeur seuil de 500’000 francs, le résultat net est déterminant. Celui-ci correspond au chiffre d’affaires brut moins les rabais, escomptes, pertes sur débiteurs et autres déductions de recettes.

Lors du choix de la comptabilité à partie simple, il y a un autre facteur que vous devez prendre en compte: la taxe sur la valeur ajoutée. À compter d’un chiffre d’affaires annuel de 100’000 francs, une entreprise est soumise à la taxe sur la valeur ajoutée. Sont exclus de cette obligation les dentistes, psychothérapeutes, médecins et prestataires de services dans les domaines de la culture et de la formation, dans la mesure où le chiffre d’affaires annuel est inférieur à 500’000 francs.

En ce qui concerne la comptabilité, la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) a aussi certaines exigences propres: outre le calcul revenus-dépenses, vous devez classer les revenus et dépenses selon certaines catégories. Les revenus, par exemple, peuvent être catégorisés selon les chiffres d’affaires imposables et exonérés et les ventes de ressources. Les dépenses, elles, peuvent être classées par type, comme par exemple: paiements effectués pour l’achat de marchandises et de matériel, les charges de personnel et les autres charges d’exploitation. Ce processus suppose non seulement des connaissances, mais aussi un effort supplémentaire.

Par conséquent, il existe trois catégories d’entreprises pour lesquelles la comptabilité simplifiée est envisageable:

• Entreprises non soumises à la TVA pour qui la comptabilité simplifiée est particulièrement adaptée.
• Les entreprises soumises à la TVA qui établissent leurs décomptes selon la méthode des taux de la dette fiscale nette et qui peuvent travailler avec une comptabilité simplifiée sans grands efforts supplémentaires.
• Les entreprises soumises à la TVA qui ont opté pour la méthode effective pour le décompte de la TVA et qui sont également autorisées à utiliser la comptabilité simplifiée. Au vu de la complexité du décompte de la TVA, ce type d’entreprise mise généralement plutôt sur la comptabilité double et fait recours à un·e spécialiste (p. ex. agent·e fiduciaire).

Comptabilité simplifiée dans la pratique

Dans la comptabilité simplifiée, vous devez simplement saisir les revenus et dépenses pertinents de l’entreprise. Pour cela, nous vous proposons deux options: un logiciel de comptabilité ou une comptabilité manuelle à l’aide d’un tableau Excel.

Pour les deux variantes la même règle s’applique: pas de comptabilité sans justificatif. Pour chaque revenu et dépense, vous avez besoin d’un justificatif comme une facture ou un reçu. Dans l’idéal, vous dotez chaque justificatif d’un numéro clair et triez les justificatifs en continu. Outre le numéro de justificatif, il faut indiquer pour chaque entrée la date, le montant en francs, le motif du paiement et la ou le destinataire de la prestation, ou la ou le prestataire. 

Comptabilité assistée par logiciel

Même les entreprises qui ne sont soumises qu’à une comptabilité simplifiée peuvent utiliser un logiciel de comptabilité pour le calcul des revenus-dépenses. Un tel programme devrait être adapté aux besoins des petites entreprises. La mesure dans laquelle un logiciel de comptabilité facilite votre quotidien dépend notamment du temps que vous pouvez et voulez consacrer à la comptabilité. De manière générale, plus vous émettez ou recevez de factures, plus vous passez de temps à traiter des justificatifs, donc plus un logiciel peut vous alléger la charge de travail.

Avantages et inconvénients de la comptabilité simplifiée

Comme pour de nombreuses autres questions de la vie entrepreneuriale, chaque solution en matière de comptabilité ne comporte pas que des avantages. Il convient alors d’évaluer quels avantages pèsent le plus dans la balance et quels inconvénients vous voulez ou devez absolument éviter. Voici une liste des avantages et inconvénients de la comptabilité simplifiée qui vous aidera à décider: