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Der Traum vom papierlosen Büro

Ein Sammelsurium aus Post-it-Zetteln, mehrere Ablagestapel, seitenlange To-do-Listen, ein Papierkalender mit handschriftlichen Notizen. Und irgendwo dazwischen die Unterlagen des nächsten Meetings.
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Lassen Sie doch mal den Blick über Ihren Schreibtisch schweifen. Erkennen Sie die zuvor beschriebene Szenerie (in Teilen) wieder? Der eine oder andere mag jetzt denken: Ja, genau so sieht es aus und das ist auch gut so. Ob als ständige Erinnerung an die ausstehenden Aufgaben, zur vermeintlich besseren Strukturierung oder schlicht aus Gewohnheit. Doch die Digitalisierung erfordert auch veränderte, smartere Arbeitsweisen. Schlanke Prozesse ohne Medienbrüche bilden die Grundlage dafür. Sie führen zu steigender Produktivität sowie mehr Daten- und Umweltschutz. Um mehr darüber zu erfahren, wurde beispielhaft Stephan Flindt, Teamleiter Informatik, befragt. Er hat sein Ziel, das papierlose Büro, erreicht.

Herr Flindt, was waren die Beweggründe, Ihr Büro und Ihre Arbeitsweise umzustellen?

Es kamen verschiedene Dinge zusammen: Auf der Mitarbeiterveranstaltung 2014 wurde das Thema von unserem CEO Herr Steck angesprochen. Damals achtete ich bereits auf Papiervermeidung und habe meine Bemühungen dann intensiviert. Kurz zuvor hatte ich eine TV-Reportage über die Feinstaubbelastung von Druckern gesehen, die mich beunruhigt hat. Anlässlich eines privaten Umzugs war ich zu Hause bereits dazu übergegangen, Papier-Unterlagen digital zu archivieren und Bücher bspw. nur als E-Book zu kaufen. Also drei Dinge ohne konkreten Zusammenhang, die sich wie ein Puzzle zusammenfügten. Das war der Ausgangspunkt.

Aller Anfang ist bekanntlich schwer. Was waren die ersten Schritte auf dem Weg zum papierlosen Büro?

Der erste große Schritt war der feste Entschluss, etwas verändern zu wollen in Verbindung mit den immer wiederkehrenden Fragen »Muss ich das drucken?«, »Muss das hier rumliegen?«. Außerdem sollte man erst bei sich anfangen. Das bedeutet, selbst keine analogen Dokumente mehr bereitzustellen.

Was sollte man bei der Umstellung auf papierloses Arbeiten möglichst vermeiden?

Man darf beim Umstieg nicht alles auf einmal wollen. Schritt für Schritt kommt man dem Ziel immer näher. Die Druckvermeidung ist der Einstieg, die Selbstorganisation muss folgen. Dabei helfen GTD-Tools (Get Things Done), die jeder standardmäßig auf seinem PC vorinstalliert hat. Das Screenshot-Tool Greenshot z.B. ist für mich eine tolle Anwendung. Statt Schmierzettel zu nutzen, fotografiere ich einen Teil des Bildschirms und kann das in einem Editor bearbeiten, in Office-Dokumente einfügen oder per E-Mail versenden. Die Anwendungen zur Selbstorganisation muss man natürlich für sich selbst finden. Richtig ist das, was man mag.

Welche entscheidenden Vorteile sehen Sie beim papierlosen Arbeiten?

Allem voran: Mehr Zeit durch das Vermeiden von Medienbrüchen. Denn wenn ich alles digital habe, kann ich den Computer für mich suchen lassen. Der kann das schneller. Außerdem kann ich mich viel besser auf meine eigentlichen Aufgaben konzentrieren – ohne Ablenkung durch »drohende« Papierberge. Mich jedenfalls haben die immer demotiviert. Weiterhin habe ich einen besseren Überblick. Durch das strukturierte Ablegen finde ich alles schnell wieder, anstatt wie früher Papierstapel zu durchwühlen. Hinzu kommen noch weitere Vorteile wie Daten- und Umweltschutz sowie Kostenersparnisse. Das gute Gefühl, wenn der Schreibtisch immer leer und ordentlich aussieht, gibt es »on top«. Alles in allem gibt es also viele gute Gründe, die für das papierlose Büro sprechen. Bleibt die Frage, ob das eine Methode für jedermann ist? Ich denke ja, die Vorteile so zu arbeiten überwiegen. Papier ist geduldig, aber es tut andererseits nichts. Ein GTD-Tool erinnert und hakt nach, man vergisst nichts mehr.

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